L’Associazione opera nel rispetto delle leggi sulla privacy e a mezzo del presente documento desidera informare le diverse categorie sul trattamento dei loro dati personali ed eventualmente sensibili conferiti alla stessa.
Il titolare del trattamento dei dati personali è l’Associazione Un Tesoro di Cane, via Carlo Poma 4, 00195 Roma CF 97849920588 mail ambraegiulia@gmail.com untesorodicane@pec.it
IL Responsabile del Trattamento è il Titolare perché dispone delle necessarie competenze.
In via generale :
In ottemperanza degli obblighi derivanti dalla normativa nazionale (D.Lgs 30.6.2003 n. 196) e europea (GDPR- regolamento 679/2016) l
Il trattamento dei dati personali inviati è trattato esclusivamente per le finalità dell’associazione. Tra queste vi è l’attività dell’associazione, la procedura di adozione, il supporto pre e post affido
L’INVIO FACOLTATIVO ESPLICITO E VOLONTARIO DI POSTA ELETTRONICA, MESSAGGI TRAMITE I SITI O SOCIAL, LETTERE O WHATSAPP COMPORTANO L’ACQUISIZIONE DEI DATI FORNITI PER LE SOLE FINALITà ASSOCIATIVE
Il consenso al trattamento dei dati è facoltativo, tuttavia la sua negazione può comportare la impossibilità d erogare alcuni servizi
L’associazione non risponde di informazioni non veritiere fornite.
Qui di seguito sono elencati i trattamenti che l’associazione ha previsto
1.TRATTAMENTO SITO WEB E CANALI DI COMUNICAZIONE ONLINE , SOCIAL, CLOUDS – pagina 1
2) TRATTAMENTO DONAZIONI- INFORMATIVA ALL’INTERESSATO – UN TESORO DI CANE pagina 5
3)TRATTAMENTO PROFESSIONISTI E CONSULENTI – INFORMATIVA pagina 7
4) TRATTAMENTO INDIRIZZI MAIL – UN TESORO DI CANE- pagina 9
5) TRATTAMENTO SOCI – AMICI SOSTENITORI ED AMICI ADOTTANTI – INFORMATIVA pagina 13
6) TRATTAMENTO RICHIEDENTI ADOZIONE E ADOTTANTI pagina 15
7) TRATTAMENTO IMMAGINI pagina 18
1.TRATTAMENTO SITO WEB E CANALI DI COMUNICAZIONE ONLINE , SOCIAL, CLOUDS
Sito WEB: Durante la navigazione sul nostro sito web (www.untesorodicane.org) non viene raccolto alcun dato personale ne vengono usati cookies. Il sito è basato su WordPress ma non permette la registrazione di utenti e l’accesso è riservato ai soli volontari dell’associazione Un Tesoro di Cane.
Il sito è ospitato sui server di https://www.tophost.it che è definito Sub Responsabile del Trattamento.
Dalla pagina “Contattaci” è possibile mandare una mail per richiedere maggiori informazioni sull’attività dell’associazione o su uno specifico cane. La mail generata dal form viene indirizzata a ambraegiulia@gmail.com e risiederà quindi sui server di gmail. Il telefono e qualsiasi altro dato inserito nel form andrà ad essere incluso nella mail generata, selezionando il checkbox sotto il form si accetta quindi che la propria email e qualsiasi altro dato opzionale l’utente scelga di includere verranno archiviati, se necessario, fino ad un massimo di 10 anni dall’ultimo contatto.
Le mail che vengono inviate dalla nostra associazione sono gmail e pertanto seguono le informative di tutela privacy gmail consultabili al seguente link https://policies.google.com/privacy?hl=it
Blog, mail e siti social quali Facebook, Twitter, etc
Il nostro blog, untesorodicane.blogspot.com è creato sul server www.blogspot.com ecco il link relativo alla loro informativa sulla privacy https://policies.google.com/privacy?hl=it
La nostra pagina Facebook, Ambra e Giulia Un Tesoro di Cane , e la nostra pagina Instagram, UNtesorodicane, seguono la policy sulla privacy di Facebook riscontrabili a questo link https://www.facebook.com/policy.php
Le mail che vengono inviate dalla nostra associazione sono gmail e pertanto seguono le normative di tutela privacy gmail consultabili al seguente link https://policies.google.com/privacy?hl=it
L’indirizzo pec, invece, è un account di Aruba: untesorodicane@pec.it lo stesso segue le informative tutela privacy Aruba consultabili al seguente link https://www.aruba.it/informativa_arubaspa.pdf
Il sistema cloud utilizzato riferito ai vari account aperti dall’associazione seguono la policy https://www.google.com/intl/it/chrome/privacy/
L’associazione ha un numero di telefono che viene utilizzato per Whatsapp e tutti i volontari utilizzano questo sistema per comunicazioni. per la policy si rimanda A https://www.whatsapp.com/legal/?eea=1#privacy-policy
In alcuni casi l’invio della newsletter viene fatto a mezzo di mailchimp i cui termini sono riscontrabili al seguente link https://mailchimp.com/legal/privacy/
Pagina Contatti
Con il vostro esplicito consenso i dati che inserirete in questa pagina saranno registrati sia nel server sia in un database. Nome, cognome e indirizzo email sono necessari. Potete scegliere di aggiungere il numero di telefono. Questi dati, compresi i messaggi, verranno conservati e trattati dal Titolare e dal Responsabile e non verranno resi pubblici.
Tasto Paypal
Scegliendo di fare una donazione a mezzo del tasto Paypal i canali di comunicazione vi collegheranno immediatamente al suddetto sito. Si rimanda alle informative inerenti la loro Privacy (https://www.paypal.com/it/webapps/mpp/ua/privacy-full)
L’associazione conserverà i dati condivisi quali importo mail donatori e altri dati eventualmente condivisi.
Gli stessi dati verranno utilizzati per le finalità di legge quali rendiconto, verranno comunicati a Regione o autorità qualora richiesti e al CSV per l’espletamento delle funzioni amministrative cui sono delegati e a professionisti all’uopo incaricati.
L’indirizzo mail ed eventuale numero di Telefono, se fornito, verranno utilizzati per comunicazioni dell’attività dell’associazione e per i risultati ottenuti a mezzo delle donazioni. Per la cancellazione dalle
comunicazioni associative sarà sufficiente inviare una mail all’indirizzo info@untesorodicane.org avente ad oggetto “cancellami dalla mailing list”
La conservazione dei dati, salvo richiesta di disdetta avverrà per almeno 10 anni dall’ultimo contatto.
Informazioni provenienti dai social network
Potete cliccare “Mi piace” sui social network collegati al nostro sito web, ad es. Facebook. Quando utilizzate questa opzione noi raccogliamo automaticamente informazioni selezionate su di voi dai Social Network. Le informazioni che raccogliamo dipendono dalle informazioni che avete reso disponibili sui Social Network e dalle vostre impostazioni sulla privacy per la condivisione di tali informazioni sui Social Network. A seconda delle vostre impostazioni e selezioni, raccoglieremo le seguenti informazioni: nome e/o nome utente, indirizzo email, foto del profilo e vostri contatti nelle reti sociali.
Finalità dei Trattamenti
Utilizzeremo le informazioni forniteci per offrirvi i nostri servizi, migliorare il sito web e i nostri servizi, rispondere alle vostre domande, inviarvi le nostre newsletter, facilitare la funzione di condivisione sociale, mostrare quali membri dei vostri Social Network sono amici di Un Tesoro di cane e per creare una migliore esperienza utente sul nostro sito web.
Inoltre, questi dati servono al Titolare e al Responsabile per assolvere varie finalità interne, ovvero analisi di dati, verifiche, monitoraggio e prevenzione di frodi, sviluppo di nuovi prodotti e servizi, miglioramenti o modifiche del sito web o dei nostri servizi, identificazione di tendenze di utilizzo, determinazione dell’efficacia delle nostre campagne promozionali e gestione ed espansione delle nostre attività.
In alcuni casi sono necessarie per conformarsi a requisiti legali e procedimenti legali, a richieste da parte di autorità pubbliche e governative, a standard di settore pertinenti e a nostre politiche interne.
Diritti di accesso, rettifica e cancellazione
Nelle limitate circostanze in cui ci avete espressamente fornito il consenso per elaborare i vostri dati personali, ad esempio quando vi iscrivete alle nostre newsletter, avete diritto di sapere di quali vostri dati personali disponiamo, di modificarli e di chiederne la cancellazione.
Avete il diritto di opporvi al modo in cui trattiamo le vostre informazioni personali, o di chiederci di limitarne il Trattamento. A questo scopo potete inviare una mail al Titolare.
Link ad altri siti web
Il nostro sito web potrebbe contenere link ad altri siti web. L’inclusione da parte nostra di tali link non implica la nostra approvazione di tali siti web. Non controlliamo il contenuto di tali siti web di terze parti e non ci assumiamo alcuna responsabilità per terze parti o le loro politiche o pratiche.
Trasferimento di informazioni personali al di fuori dell’UE
I dati sono collocati fisicamente nel territorio dell’Unione Europea.
Conservazione dei dati
Il sito untesorodicane.org non trattiene dati personali
Per gli altri mezzi, sui social la conservazione è fino a richiesta di rimozione, sulla mail e sui clouds massimo 10 anni dall’ultimo contatto
Base giuridica dei Trattamenti
I Trattamenti di dati personali descritti ci consentono di perseguire i nostri scopi sociali diffondendo la conoscenza delle nostre attività, di rispettare i nostri obblighi legali e di perseguire i nostri interessi legittimi in relazione alla gestione del sito web e alla fornitura dei nostri servizi a voi, purché i vostri interessi e diritti fondamentali non prevalgano su tali interessi.
Considerando che le misure di sicurezza adottate rendono assai improbabili danni alla privacy che sarebbero comunque limitati, è che l’Interessato può in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati il Titolare ritiene che il Trattamento dati in questione sia legittimo e conforme allo spirito e alla lettera del Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 e ritiene di avere la base giuridica per proseguirlo.
Qualunque motivo di insoddisfazione potrà essere da Lei riportato alla Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia n. 11 – 00187 Roma, tel. 06.696771, e-mail: garante@gpdp.it.
2) TRATTAMENTO DONAZIONI- INFORMATIVA ALL’INTERESSATO – UN TESORO DI CANE
Categorie e Dati oggetto del Trattamento
Il Trattamento riguarda le persone fisiche (e giuridiche) che hanno deciso di contribuire alle attività di Un Tesoro di Cane Il contributo può prendere la forma di un bonifico bancario, di un versamento su ccp, di un assegno, di un pagamento attraverso il sistema PayPal, di una donazione in contanti o ogni altra forma di lascito riconosciuta dallo statuto vigente.
I dati compresi nel Trattamento sono o possono essere:
nome e cognome del donatore
somma/bene devoluta e data
causale
indirizzo mail
codice fiscale e codice Iban
eventuale numero di cellulare
documenti
Finalità per le quali sono raccolti i dati e finalità del Trattamento
Nome e cognome e somma devoluta e data sono palesemente necessari per finalizzare la donazione. Il codice fiscale è necessario per approntare le ricevute necessarie al fine di ottenere la deduzione fiscale.
Codice Iban e Indirizzo postale o email non sono strettamente necessari, possono essere trattati al fine di inviare al donatore una ricevuta e una lettera di ringraziamento, di aggiornarlo sulle attività di Un Tesoro di Cane di inviare richieste di sostegno e per altre attività di comunicazione.
Per la trasparenza del nostro lavoro, su richiesta espressa del donatore, l’associazione aggiorna a mezzo WhatsApp i risultati ottenuti attraverso il contributo. I messaggi vengono inviati dal Presidente e In qualsiasi momento può essere chiesta la sospensione degli aggiornamenti
La finalità del Trattamento è il finanziamento di Un Tesoro di Cane in una forma comoda e agile per il donatore.
Modalità di Trattamento
Ove esista un intermediario i dati relativi alle donazioni sono sicuramente trattati dall’Intermediario indicato come Titolare di ulteriore Trattamento. L’Intermediario avrà approntato la sua documentazione ai fini GDPR.
Un Tesoro di Cane ha un conto presso Unicredit e un account su PayPal
Un Tesoro di Cane potrebbe compilare una ricevuta/lettera di ringraziamento.
Su richiesta UN Tesoro di Cane potrebbe redigere la documentazione richiesta che viene consegnata al donatore via posta elettronica.
I dati relativi alle donazioni sono inseriti in un database elettronico al fine di tenere informato l’interessato sulle attività svolte da Un Tesoro di Cane e di richiedergli ulteriori donazioni. I dati sono memorizzati con le migliori misure di sicurezza. I dati in forma cartacea sono conservati sotto chiave
Il Titolare ritenendo che i donatori siano interessati a ricevere notizie su quanto fa UN Tesoro di Cane e inviti alle sue attività, si riserva di inviare loro per posta elettronica una newsletter e delle informazioni.
Consenso ai dati attualmente trattati
Il Trattamento dei dati è implicito nella scelta stessa di aderire alla donazione. I Titolari non ritengono quindi di dover procedere alla richiesta di un nuovo consenso alle persone che hanno già fatto questa scelta. Tuttavia, in occasione dell’adesione al GDPR, Un Tesoro di Cane comunicherà agli Interessati:
che dispone di alcune categorie di dati personali a loro riferite;
le modalità del trattamento;
le finalità di questo trattamento e la sua legittimità;
i diritti dell’interessato (accesso, rettifica, cancellazione);
l’esistenza di una Informativa all’interessato.
Esercizio dei diritti
Il Titolare si impegna ad aderire immediatamente o al massimo entro 30 giorni, alle richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei dati personali o di opposizione a ulteriori trattamenti qualora queste provengano dall’Interessato e ha approntato allo scopo un modulo disponibile presso la sua sede. Accetterà comunque anche richieste – purché scritte e firmate – che gli pervenissero in altro modo.
Rischi per l’interessato
In caso di perdita o diffusione dei dati il danno per la privacy dell’interessato sarebbe limitato.
Misure di minimizzazione del rischio
Diverse misure sono tese alla limitazione del rischio.
I dati non sono soggetti a ulteriori Trattamenti da parte di terzi (esclusi ovviamente i Trattamenti effettuati dagli Intermediari utilizzati: banca, gestore carta di credito, PaypPal) e non sono condivisi con alcuna persona fisica o giuridica esterna al Titolare se non per le attività contabili e fiscali.
All’interno di Un Tesoro di Cane solo specifiche persone, appositamente formate e dotate di password sicure, hanno accesso al file e all’incartamento che contiene i dati e/o possono aggiornarli.
Durata del Trattamento dati
I dati verranno conservati almeno per 10 anni.
Data Breach
Nel caso in cui il Titolare del Trattamento dati subisca il furto dei dati e abbia motivo di credere che siano stati divulgati dati personali sensibili (data breach) attiverà – se del caso – una segnalazione alla Autorità garante e comunicherà l’accaduto a tutti gli interessati.
Legittimità del trattamento dati
Il trattamento in questione comporta un rischio non probabile ma sensibile per la privacy del cliente. Tuttavia considerando che:
i dati sono necessari per la miglior esecuzione dei servizi richiesti
i dati non saranno mai condivisi con nessuna altra persona giuridica o fisica, salvo esigenze sopra descritte
sono messe in atto procedure di sicurezza che riducono il rischio di accesso indebito o divulgazione dei dati
il Titolare ha un legittimo interesse nell’organizzare i dati personali al fine di svolgere le procedure previste dallo Statuto e dalle normative in materia di detrazione e deduzioni di erogazioni liberali
è stata approntata e messa a disposizione una dettagliata Informativa agli Interessati
agli Interessati è stata inviata una comunicazione a norma GDPR
è possibile in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati
il Titolare ritiene che il Trattamento dati in questione sia legittimo e conforme allo spirito e alla lettera del Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 e ritiene di avere la base giuridica per proseguirlo.
Titolare del Trattamento è Un tesoro di cane cf 97849920588 via Carlo Poma 4 00195 untesorodicane@pec.it ambraegiulia@gmail.com
Responsabile del Trattamento è lo stesso titolare che dispone di me mezzi e competenze
Il Titolare, vista la natura e la scala dei dati trattati non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).
3)TRATTAMENTO PROFESSIONISTI E CONSULENTI – INFORMATIVA
Un tesoro di cane
Trattamento ‘professionisti’
Informativa all’Interessato
UN TESORO DI CANE registra i dati relativi a persone fisiche che non dispongono di partita Iva e che effettuano prestazioni per conto dell’Associazione a titolo oneroso o volontario.
Categorie e Dati oggetto del Trattamento
Il Trattamento prevede la registrazione di nome e cognome, data e luogo di nascita, indirizzo email, numero di telefono. Se vi è una relazione economica sono trattati anche codice fiscale, prestazione effettuata e data, preventivo e nota per il pagamento, Iban, estremi del pagamento.
Finalità e modalità del Trattamento
Il dato è necessario per la gestione contabile e amministrativa dell’Associazione e viene condiviso unicamente con il Tesoriere e con il Commercialista dell’Associazione, il CSV LAZIO via Liberiana 17, Roma
L’associazione è coperta da polizza assicurativa. Qualora dovesse essere necessario i dati potrebbero pertanto essere condivisi con la compagnia prescelta che è Cattolica Assicurazioni – Cavarretta Assicurazioni s.r.l. Borgo Santa Brigida 12, 43121 Parma
Consenso ai dati attualmente trattati
Il Trattamento è oggetto di una Comunicazione agli Interessati. Non si ritiene necessario un consenso specifico in quanto il Trattamento dei dati è facilmente desumibile dall’atto stesso di prestare la propria collaborazione.
Esercizio dei diritti di accesso, modifica, cancellazione
In qualunque momento, attraverso un apposito modulo o nel modo che preferirete, potrete chiederci se disponiamo di vostri dati personali e quali, di modificarli o di cancellarli in tutto o in parte. Eseguiremo immediatamente quanto da voi richiesto. Questi diritti sono accessibili anche agli Interessati minori di 18 ma maggiori di 16 anni.
Rischi per l’Interessato e misure di minimizzazione del rischio
In caso di perdita dei dati il danno per la privacy dell’Interessato sarebbe assai limitato. In caso di accesso indebito o di diffusione delle informazioni, il danno sarebbe limitato. Di conseguenza il Titolare ha disposto e alcune misure tese alla limitazione del rischio. I dati non sono soggetti a ulteriori Trattamenti da parte di terzi (oltre a quelli descritti) e non sono condivisi con alcuna persona fisica o giuridica esterna. I supporti cartacei sono custoditi con accettabili misure di sicurezza anti-intrusione.
Durata del Trattamento dati
I dati sono distrutti 10 anni dopo la prestazione.
Legittimità e base giuridica del Trattamento dati
Il Trattamento in questione comporta un rischio non probabile e poco sensibile per la privacy del cliente. Tuttavia considerando che:
Un Tesoro di Cane non ha altra finalità che svolgere la propria attività di volontariato e adempiere agli impegni presi
i dati non saranno mai condivisi con nessuna altra Associazione o persona giuridica o fisica salvo per esigenze sopra elencate
sono messe in atto procedure di sicurezza che riducono il rischio di accesso indebito o divulgazione dei dati
il Titolare ha l’obbligo di registrare le persone che lavorano per suo conto a titolo volontario e di tenere una contabilità e una amministrazione se le persone vengono retribuite
è possibile in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati
il Titolare ritiene che il Trattamento dati in questione sia legittimo e conforme allo spirito e alla lettera del Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 e ritiene di avere la base giuridica per proseguirlo.
Si rimanda in ogni caso all’informativa 1: 1.TRATTAMENTO SITO WEB E CANALI DI COMUNICAZIONE ONLINE , SOCIAL, CLOUDS – pagina 1
Titolare del Trattamento è Un tesoro di cane cf 97849920588 via Carlo Poma 4 00195 untesorodicane@pec.it ambraegiulia@gmail.com
Responsabile del Trattamento è lo stesso titolare che dispone di me mezzi e competenze
Il Titolare, vista la natura e la scala dei dati trattati non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).
4) TRATTAMENTO INDIRIZZI MAIL – UN TESORO DI CANE-
Trattamento ‘Mailing list e Newsletter’
Informativa agli Interessati
Categorie e Dati oggetto del Trattamento
Il Trattamento riguarda le persone fisiche che
- inviano messaggi a o ricevono messaggi da account con dominio @gmail. Com o @pec.it
- sono presenti in una mailing list e ricevono comunicazioni periodiche via email da gmail.com, pec.it o mailchimp
- ricevono comunicazioni a mezzo whatsapp
I dati compresi nel Trattamento sono o possono essere:
- nome, cognome
- indirizzo email
- contenuto dei messaggi stessi
- data di invio/ricezione
- in caso di comunicazione, il numero di cellulare
Finalità per le quali i dati sono raccolti e finalità del Trattamento
L’indirizzo email è strettamente necessario per la spedizione della newsletter e per ricevere o inviare comunicazioni.
Il nome e il cognome consentono al Titolare di identificare l’interlocutore.
Il Trattamento ha il fine di consentire l’invio della newsletter agli Interessati.
La maggioranza dei dati sono stati raccolti da Un Tesoro di Cane con un apposito consenso.
I dati non sono soggetti a ulteriori Trattamenti da parte di terzi.
In caso di comunicazione del numero di cellulare alcuni messaggi dell’associazione possono essere inviati a mezzo Whatsapp cui si rimanda per la normativa privacy
Trattamento operato dal Titolare
Un tesoro di cane riceve e invia comunicazioni via email che restano nella sua casella di posta elettronica se stampati vengono custoditi sotto chiave
Inoltre UN Tesoro di Cane informa i Soci e gli stakeholder sulle proprie attività e mantiene il dialogo con loro attraverso delle mailing list. I dati trattati in queste mailing list sono nome, cognome e indirizzo email. Queste mailing list consentono di inviare comunicazioni a specifici gruppi di interlocutori o a tutti gli interlocutori.
Lo stesso può avvenire a mezzo WhatsApp qualora venga fornito il numero di cellulare in tal caso il numero utilizzato dall’associazione potrebbe appartenere al direttivo o al volontario delegato. Il numero presente sul web è il primo canale di comunicazione WhatsApp per le informazioni di base, poi le comunicazioni vengono gestite dal volontario di riferimento per quella determinata procedura o richiesta
Trattamento operato dal Responsabile
Il Servizio MailChimp invia la newsletter realizzata dal Titolare alla Distribution list aggiornata dal Titolare stesso. MailChimp avendo sede e operando al di fuori dell’UE, ha certificato la sua compliance all’EU-U.S. Privacy Shield Framework (per informazioni: https://www.privacyshield.gov). Le sue attività sono quindi considerate sottoposte a una vigilanza di qualità pari a quella che ci si attende da un soggetto operante nell’UE.
Nella sua privacy policy accessibile alla pagina https://mailchimp. com/legal/privacy il Responsabile del Trattamento si impegna a non rivendere le liste di nominativi, assicura che solo il personale autorizzato può avere accesso a questa lista. MailChimp però tiene traccia dei messaggi email ricevuti da ogni abbonato, di quelli aperti, dei link cliccati, dell’indirizzo IP e del tipo di sistema operativo, browser e terminale utilizzati.
MailChimp garantisce l’immediata cancellazione dalla distribution list delle persone che la richiedono attraverso il link inserito in ogni invio ma non ci ha garantito la cancellazione delle informazioni dai loro data base.
Qualora l’invio dovesse avvenire da untesorodicane@pec.it
Per la gestione delle email ricevute e inviate Un Tesoro di Cane utilizza i servizi di Aruba Spa che opera quale co-responsabile del Trattamento. La società ha comunicato nella sua privacy policy (https://www.aruba.it/gdpr-regolamento-europeo-privacy.aspx) che da sempre Aruba, in merito ai dati di cui raccoglie il consenso al trattamento e per quelli che ospita sui suoi applicativi, non accede e nemmeno utilizza i dati del cliente per scopi, come operazioni di ‘data mining’, ‘data profiling’ o cessione a terzi.
I servizi cloud, oltre che nei data center in Italia, sono ospitati anche in ulteriori data center non italiani, ma comunque sempre in paesi dell’UE. Inoltre, i clienti che utilizzano i servizi cloud, scelgono autonomamente e in totale trasparenza in quale paese mettere i propri dati, scegliendo tra Germania, Francia, Inghilterra, Polonia, Repubblica Ceca e Italia.
Qualora le mail dovessero essere inviate dall’account gmail si rimanda alla policy in merito alla privacy di googlehttps://policies.google.com/privacy?hl=it
Qualora la comunicazione dovesse pervenire a mezzo WhatsApp si rimanda alla normativa WhatsApp
https://www.whatsapp.com/legal/?eea=1#privacy-policy
Consenso ai dati attualmente trattati
Considerando che
- i dati personali sono stati raccolti in sede di iscrizione e dietro la firma di un consenso a norma delle leggi al tempo in vigore
- la ricezione/invio/memorizzazione dei messaggi è una premessa o conseguenza prevedibile di ogni comunicazione email
- in qualunque invio della newsletter Mailchimp è presente un semplice meccanismo di opt-out ed in ogni modo sarà sufficiente inviare una mail specificando in oggetto la cancellazione dalla mailing list e il contatto verrà rimosso
il Titolare non ritiene strettamente necessario richiedere agli Interessati un nuovo consenso né subordinare il Trattamento alla presenza di un consenso esplicito. Si farà parte attiva nel notificare a tutti gli Interessati:
- che dispone di alcune categorie di dati personali a loro riferite
- le finalità di questo Trattamento e la sua legittimità
- la possibilità per gli Interessati di conoscere questi dati, modificarli o chiederne la cancellazione
Il Consenso ai dati che verranno trattati
Il Titolare ha redatto un modulo di consenso a norma GDPR che verrà sottoposto a tutte le persone che si rivolgeranno a Un Tesoro di cane via mail.
Esercizio dei diritti
Il Titolare si impegna ad aderire al massimo entro 30 giorni alle richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei dati personali qualora questa provenga dall’Interessato e ha approntato allo scopo un modulo disponibile presso la sua sede. Accetterà comunque richieste – purché scritte e firmate – che gli pervenissero in altro modo.
Rischi per l’Interessato
In caso di distruzione della mailing list il danno per la privacy dell’Interessato sarebbe limitatissimo. In caso di accesso indebito o di diffusione delle informazioni, il danno sarebbe comunque ridotto.
Misure di minimizzazione del rischio
La mailing list e i messaggi email sono accessibili solo attraverso una password sicura e frequentemente sostituita nota solo a tre persone in Associazione. I Responsabili del Trattamento hanno assicurato:
- di avere disposto procedure coerenti con la normativa GDPR
- che a protezione dei dati contenuti dei server, in particolare contro il rischio di accesso indebito ai dati sono state prese adeguate misure di sicurezza hardware e software
- il Titolare si impegna a cancellare la stragrande maggioranza dei messaggi inviati o ricevuti più vecchi di 10 anni
Data breach
Nel caso in cui il Titolare del Trattamento dati subisca il furto dei dati e abbia motivo di credere che questi siano stati divulgati (data breach) attiverà – se del caso – una segnalazione alla Autorità garante e comunicherà l’accaduto a tutti gli Interessati.
Legittimità del Trattamento dati
Il Trattamento in questione comporta un rischio non probabile e molto ridotto per la privacy del cliente. Tuttavia, considerando che:
- la maggior parte dei dati personali sono stati raccolti in sede di iscrizione e dietro la firma di un consenso a norma delle leggi al tempo in vigore
- la ricezione/invio/memorizzazione dei messaggi è una premessa o conseguenza prevedibile di ogni comunicazione email
- ricevere comunicazioni periodiche da parte dell’Associazione è conseguenza prevedibile degli atti che hanno portato gli interessati a riceverla (donazione, manifestazione di interesse)
- in ogni invio della newsletter era ed è presente una facile e veloce procedura per cancellare l’iscrizione
- è possibile in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati
il Titolare ritiene che il Trattamento dati in questione sia legittimo e conforme allo spirito e alla lettera del Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 e ritiene di avere la base giuridica per proseguirlo.
Si rimanda in ogni caso all’informativa 1: 1.TRATTAMENTO SITO WEB E CANALI DI COMUNICAZIONE ONLINE , SOCIAL, CLOUDS – pagina 1
Titolare, Responsabile Dpo
Titolare del Trattamento è Un tesoro di cane cf 97849920588 via Carlo Poma 4 00195 untesorodicane@pec.it ambraegiulia@gmail.com
Responsabile del Trattamento è lo stesso titolare che dispone di me mezzi e competenze
.
Il Titolare, vista la natura e la scala dei dati trattati non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).
In caso di utilizzo di Mailchimp il responsabile è Mailchimp
Il Titolare, vista la natura e la scala dei dati trattati non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).
5) TRATTAMENTO SOCI – AMICI SOSTENITORI ED AMICI ADOTTANTI – INFORMATIVA
Categorie e Dati oggetto del Trattamento
Il Trattamento riguarda le persone che sono attualmente o sono state, in un recente passato, socie di Un Tesoro di Cane. O che hanno sottoscritto la scheda di adesione come Amico sostenitore adottante o sostenitore
I dati compresi nel Trattamento sono o possono essere:
per i minori
nome, cognome
- data e luogo di nascita
- indirizzo mail o cellulare ( eventuali)
per i genitori e/o soci maggiorenni
- nome, cognome
- data e luogo di nascita
- indirizzo e-mail
- numero di telefono
- quote associative richieste/saldate
Finalità per le quali sono raccolti i dati e finalità del Trattamento
Il Trattamento ‘Soci’ è finalizzato alla gestione dei Libri soci dell’Associazione, alla convocazione e gestione delle Assemblee dei Soci e degli organi statutari; alla corretta gestione contabile dell’Associazione e alla comunicazione con i Soci. Gli Amici sostenitori hanno un apposito registro sostenitori e gli amici sostenitori adottanti sono registrati nel registro apposito a completezza della procedura adottiva
Modalità di Trattamento
Il Titolare o i membri del Consiglio Direttivo inseriscono i dati dei soci e i pagamenti delle quote associative nel software. Il software funge da libro soci, da registro Amici sopstenitori e Amici sostenitori adottanti. Per i soci e gli amici sostenitori adottanti esiste anche una copia cartacea Il Titolare custodisce indefinitamente anche i Moduli di iscrizione pervenuti e i Moduli di consenso. I documenti cartacei sono custoditi sotto chiave
Ulteriori Trattamenti
I dati forniti dai soci volontari sono trasmessi a fini assicurativi alla compagnia di Assicurazione con cui la Associazione ha stipulato la polizza prescritta per legge.
Consenso al Trattamento
Il Trattamento riguarda solo persone che si sono fatte parte attiva nel richiedere di essere accettate come socie. Anche per gli Amici Sostenitori e per Gli amici Sostenitori Adottanti è prevista la richiesta di parte
Il Titolare dispone di un Consenso rilasciato dagli Interessati e ha inviato loro una Comunicazione indicando il possesso dei dati e segnalando il diritto di accesso, rettifica e cancellazione. A partire dal 2019 il Titolare chiederà a tutti i nuovi soci la firma di un Consenso a norma del Regolamento europeo 679/2016 GDPR.
Esercizio dei diritti di accesso, modifica, cancellazione
Il Titolare si impegna ad aderire immediatamente o al massimo entro 30 giorni, alle richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei dati personali o di opposizione a ulteriori Trattamenti qualora queste provengano dall’Interessato. Questi diritti sono accessibili anche agli Interessati minori di 18 ma maggiori di 16 anni.
Rischi per l’Interessato e misure di riduzione
In caso di perdita dei dati il danno per la privacy dell’Interessato sarebbe assai limitato. In caso di accesso indebito o di diffusione delle informazioni, il danno potrebbe essere significativo: di conseguenza UN Tesoro di Cane aveva già disposto e intrapreso alcune misure tese alla limitazione del rischio.
I dati non sono soggetti a ulteriori Trattamenti da parte di terzi. [verificare: se non è così occorre spiegare a chi vengono inviati i dati nel paragrafo ‘Ulteriori Trattamenti]
All’interno dell’Associazione solo il Presidente, e il direttivo, conoscono la User ID e password necessarie per accedere al database Libro Soci e/o possono aggiornarlo.
Il classificatore che contiene le copie su carta delle domande di ammissione e i Consensi è custodito in un armadio chiuso a chiave presso la sede operativa dell’Associazione. Le schede amico sostenitore adottante sono custodite insieme alla documentazione inerente all’adozione
Dopo 10 anni dall’ultimo contatto con l’Interessato i dati vengono distrutti.
Legittimità e base giuridica del Trattamento dati
Considerando che:
Un Tesoro di Cane non ha altra finalità che svolgere la propria attività di volontariato
i dati sono necessari per la miglior esecuzione dei servizi richiesti
i dati non saranno mai condivisi con nessuna altra Associazione o persona giuridica o fisica salvo che per esigenze prettamente connesse con le disposizioni di legge , a titolo esemplificativo l’obbligo di assicurare i soci volontari
sono messe in atto da parte del Titolare procedure di sicurezza che riducono il rischio di accesso indebito o divulgazione dei dati
il Titolare ha un legittimo interesse nell’organizzare i dati personali al fine di svolgere le procedure previste dallo Statuto e di comunicare con gli associati
gli Interessati possono in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati
Si rimanda in ogni caso all’informativa 1: 1.TRATTAMENTO SITO WEB E CANALI DI COMUNICAZIONE ONLINE , SOCIAL, CLOUDS – pagina 1
il Titolare ritiene il Trattamento dati in questione legittimo e conforme al Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 e ritiene di avere la base giuridica per proseguirlo.
Titolare del Trattamento è Un tesoro di cane cf 97849920588 via Carlo Poma 4 00195 untesorodicane@pec.it ambraegiulia@gmail.com
Responsabile del Trattamento è lo stesso titolare che dispone di me mezzi e competenze
Il Titolare, vista la natura e la scala dei dati trattati, non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).
6) TRATTAMENTO RICHIEDENTI ADOZIONE E ADOTTANTI
Categorie e Dati oggetto del Trattamento
Sono soggetti di questo trattamento tutti coloro che intendono intraprendere una procedura di adozione.
I dati forniti sono forniti spontaneamente dal richiedente che li consegna all’Associazione a mezzo elettronico o cartaceo
I dati anagrafici e le informazioni necessarie per l’affido dell’animale prescelto dati personali sono nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, numero di telefono, professione, indirizzo, nazione, città provincia, CAP, indirizzo mail, e altri dati che servono all’associazione di poter procedere con l’iter adottivo. In ogni caso sono tutti forniti spontaneamente e previo consenso al trattamento degli stessi.
Tutto ciò che viene spontaneamente inviato dall’adottante o dal richiedente informazioni viene archiviato dall’associazione utilizzando supporti cartacei, informatici, telematici.
I dati personali e non sensibili sono trattati nella ordinaria attività dell’associazione esclusivamente per finalità connesse e strumentali per l’adozione di un animale da compagnia seguito da Un Tesoro di Cane e all’assistenza continuata erogata alla famiglia adottante
I dati richiesti per la procedura adottiva sono obbligatori per conseguire le finalità dell’adozione stessa. Il mancato conferimento del consenso al trattamento degli stessi potrebbe impedire l’avanzamento dell’adozione
Modalità di trattamento
Il Titolare adotta misure di sicurezza appropriate per impedire l’accesso non autorizzato, la divulgazione la modifica o la distruzione non autorizzata dei Dati
Il trattamento avviene tramite computer e/o strumenti informatici abilitati seguendo procedure organizzative e modalità strettamente correlate con le finalità indicate. I dati saranno altresì conservati in archivio cartaceo come stabilito dal Consiglio Direttivo, in armadi sotto chiave..
I dati trattati in fase di Preaffido sono gestiti dal Titolare, da suoi delegati interni all’associazione e da un volontario incaricato per espletare il colloquio pre-affido.
In caso di prosecuzione di iter di adozione con la compilazione dei documenti di adozione si estende il consenso del trattamento dei dati anche all’intestatario cedente del cane, che potrebbe essere un volontario terzo all’associazione, alle autorità, alla asl, ed eventualmente al servizio veterinario incaricato per la procedura microchip, nonché al volontario incaricato nel post affido
Si rimanda inoltre al Trattamento dei Dati personali:
1.TRATTAMENTO SITO WEB E CANALI DI COMUNICAZIONE ONLINE , SOCIAL, CLOUDS – pagina 1
2) TRATTAMENTO DONAZIONI- INFORMATIVA ALL’INTERESSATO – UN TESORO DI CANE
4) TRATTAMENTO INDIRIZZI MAIL – UN TESORO DI CANE-
5) TRATTAMENTO SOCI – AMICI SOSTENITORI ED AMICI ADOTTANTI – INFORMATIVA
7) TRATTAMENTO IMMAGINI
Base legale di elaborazione
Il Titolare può trattare i dati Personali relativi agli utenti se hanno dato il loro consenso per uno o più scopi specifici
La fornitura di dati è necessaria per l’esecuzione dell’adozione da parte di Utente/adottante dell’animale da compagnia e per l’espletamento delle formalità preadozione quali contatto telefonico e visita pre- adozione presso l’abitazione dell’utente/adottante con un incaricato/volontario di UN Tesoro Di Cane , nonché per la comunicazione alle autorità competenti dell’avvenuta adozione dell’animale da compagnia e la conseguente registrazione presso gli uffici competenti. Il trattamento dei dati è quindi necessario per l’adempimento di un obbligo legalea cui il Proprietario è soggetto.
I dati sono altresì necessari anche per il supporto tecnico fornito nel post adozione
Luogo del trattamento
I dati sono trattati tutti all’interno dell’Unione Europea, anche a mezzo del sistema cloud, mail, e whatsapp
Il sistema cloud utilizzato riferito ai vari account aperti dall’associazione seguono la policy https://www.google.com/intl/it/chrome/privacy/
L’associazione ha un numero di telefono che viene utilizzato per Whatsapp e tutti i volontari utilizzano questo sistema per comunicazioni. Il numero utilizzato potrebbe essere di un volontario delegato ed incaricato al singolo servizio per la policy si rimanda A https://www.whatsapp.com/legal/?eea=1#privacy-policy
Tempo di Detenzione
I dati personali devono essere elaborati e conservati per il tempo necessario a quello per cui sono stati raccolti
Perciò:
la sola fase di Pre-affido prevede l’archiviazione massimo per 5 anni
qualora l iter dovesse proseguire:
Il rapporto che intercorre tra il Titolare e L’Utente/Adottante è un rapporto di durata che coincide con l’iter adottivo e la vita dell’animale adottato. Pertanto i dati forniti per l’adozione di un animale saranno conservati per tutta la vita dell’animale stesso o comunque non meno di dieci anni
Il Titolare può essere autorizzato a conservare i dati per un periodo più lungo ogni volta che l’utente abbia esteso tale consenso o in ogni case per estensione di un obbligo legale o su un ordine di un’autorità. Scaduto il termine i dati verranno cancellati
Esercizio dei diritti di accesso, modifica, cancellazione
Il Titolare si impegna ad aderire immediatamente o al massimo entro 30 giorni, alle richieste di accesso, rettifica e cancellazione dei dati personali o di opposizione a ulteriori Trattamenti qualora queste provengano dall’Interessato. Questi diritti sono accessibili anche agli Interessati minori di 18 ma maggiori di 16 anni. La richiesta di cancellazione da parte dell’adottante potrà essere effettuata solo in caso di restituzione dell’animale da compagnia e comunque esaurite le eventuali procedure in corso, post affido compreso
Rischi per l’Interessato e misure di riduzione
In caso di perdita dei dati il danno per la privacy dell’Interessato sarebbe assai limitato. In caso di accesso indebito o di diffusione delle informazioni, il danno potrebbe essere significativo: di conseguenza UN Tesoro di Cane aveva già disposto e intrapreso alcune misure tese alla limitazione del rischio.
I dati non sono soggetti a ulteriori Trattamenti da parte di terzi. [verificare: se non è così occorre spiegare a chi vengono inviati i dati nel paragrafo ‘Ulteriori Trattamenti]
All’interno dell’Associazione solo il Presidente, e il direttivo, conoscono la User ID e password necessarie per accedere al database Libro Soci e/o possono aggiornarlo.
Il classificatore che contiene le copie su carta delle domande di ammissione e i Consensi è custodito in un armadio chiuso a chiave presso la sede operativa dell’Associazione. Le schede amico sostenitore adottante sono custodite insieme alla documentazione inerente all’adozione
Dopo 10 anni dall’ultimo contatto con l’Interessato i dati vengono distrutti.
Consenso al Trattamento
Nello specifico campo dell’adozione il rapporto tra Un Tesoro di Cane e l’Utente Adottante è fondamentale e con esso è fondamentale il consenso che, per permettere lo svolgimento dei servizi dell’associazione, deve perdurare per la vita del cane. Qualora questo venisse revocato, potrebbe comportare l’impossibilità di proseguire l’iter di adozione e l’erogazione dei servizi di tutela ed assistenza.
Questo ovviamente riguarda i soli dati necessari per l’iter adottivo e il solo trattamento ad esso inerente. L’interruzione dell’iter adottivo non subisce invece alcuna influenza qualora venisse negato il consenso al trattamento dei dati per finalità diverse dall’adozione stessa, vedi l’inserimento nella mailing list ad esempio. L’utente potrà pertanto limitare l’elaborazione dei propri dati che ina lcui casi potranno essere solo archiviati.
In ogni caso l’utente può ritirare il consenso al trattamento in ogni momento. Egli può altresì modificare i propri dati o accedere agli stessi con richiesta al Titolare che verrà espletata entro 30 giorni dalla richiesta stessa.
Modifiche alla presente informativa sulla privacy
Il titolare si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente normativa sulla privacy in qualsiasi momento dandone comunicazione agli Utenti su questa pagina ed inviandone comunicazione a mezzo mail
Titolare del Trattamento è Un tesoro di cane cf 97849920588 via Carlo Poma 4 00195 untesorodicane@pec.it ambraegiulia@gmail.com
Responsabile del Trattamento è lo stesso titolare che dispone di me mezzi e competenze
Il Titolare, vista la natura e la scala dei dati trattati, non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).
7) TRATTAMENTO IMMAGINI
Informativa all’Interessato
Un Tesoro di Cane potrebbe effettuare riprese foto e video in occasione degli eventi che organizza. Alcune di queste immagini potrebbero ritrarre in modo riconoscibile i partecipanti. Queste immagini potrebbero essere diffuse dal Titolare sui propri siti e/o social media. Seppure mai associate con il cognome, queste immagini potrebbero essere ‘taggate’ da terzi.
In sede di adozione verrà fotografata la consegna del cane, su richiesta il volto può essere reso irriconoscibile, per tutta la durata dell’adozione la famiglia adottante potrebbe fornire immagini relative al lietofine realizzato. In questo caso le immagini e i video potranno essere utilizzati per la diffusione dell’attivita dell’associazione in versione informatica o cartacea. Seppure mai associate con il cognome e nome, queste immagini potrebbero essere taggate da terzi
Su richiesta potranno essere resi irriconoscibili i volti
Categorie e Dati oggetto del Trattamento
Il Trattamento riguarda immagini (foto o video) di persone maggiorenni associate a un evento e quindi a un luogo o a una data.
Il trattamento riguarda altresì immagini(foto e video) di persone maggiorenni che abbiano adottato un animale da compagnia presso l’Associazione
Finalità e modalità del Trattamento
Le immagini vengono riprese da persone espressamente autorizzate dal Titolare e sono condivise con Un Tesoro di Cane Chi le riprende è pregato di cancellare tutte le immagini dopo la condivisione.
Un Tesoro di Cane selezionerà le immagini cancellando tutte quelle che non intende utilizzare.
Le immagini sono diffuse attraverso il sito e/o la pagina Facebook e/o Instagram e/o Youtube dell’Associazione.
Possono altresi essere utilizzata in forma di diffusione cartacea o similare.
I moduli di consenso sono custoditi in forma cartacea sotto chiave
Consenso ai dati attualmente trattati
Il Titolare dispone di un apposito consenso rilasciato dagli Interessati adottanti.
Il Titolare ha inviato a tutte le persone ritratte nelle immagini una comunicazione che ricorda loro il Trattamento di questi loro dati e i diritti di cui dispongono.
A partire dal 2019 richiede un consenso specifico a norma GDPR.
Esercizio dei diritti di accesso, modifica, cancellazione
In qualunque momento, attraverso un apposito modulo o nel modo preferito, l’Interessato può richiedere se disponiamo di vostri dati personali e quali, di modificarli o di cancellarli in tutto o in parte. Eseguiremo entro 10 giorni quanto richiesto. Queste immagini potrebbero essere condivise attraverso social media o siti web anche senza l’autorizzazione del Titolare e potrebbe risultare impossibile la loro cancellazione.
Rischi per l’Interessato e misure di minimizzazione del rischio
È possibile che queste immagini siano condivise da terzi attraverso social media o siti web di terzi anche senza l’autorizzazione del Titolare e anche che queste immagini siano ‘taggate’ cioè associate da terzi al nome e cognome del soggetto e come tali indicizzate da motori di ricerca.
È possibile richiedere al momento della condivisione con il Titolare o al momento della partecipazione all’evento che le immagini utilizzate possano essere modificate in modo da rendere irriconoscibili i volti
Durata del Trattamento dati
Le immagini sui social e sul sito rimangono online fino alla richiesta della loro cancellazione, quelle non condivise rimangono negli archivi per massimo 10 anni
Legittimità e base giuridica del Trattamento dati
Il Trattamento in questione comporta un rischio sensibile per la privacy dell’interessato. Tuttavia considerando che:
il Titolare ha comunicato agli Interessati l’esistenza di questo trattamento e i rischi che comporta
il Titolare provvederà a chiedere dal 2019 un consenso a norma GDPR
i soggetti sono riconoscibili ma non è probabile che siano legati a un nome e cognome
le immagini non saranno mai condivise con nessuna altra Associazione o persona giuridica o fisica
è possibile in ogni momento esercitare il diritto di accesso, modifica e cancellazione dei dati
il Titolare ha un legittimo interesse a rendere note le sue iniziative in modo da perseguire al meglio i suoi obiettivi sociali
in linea generale sono gli stessi partecipanti agli eventi a sollecitare la ripresa di immagini e video. Qualora il Titolare non provvedesse alla loro ripresa, questa attività potrebbe essere svolta indipendentemente dai privati con rischi ancora superiori e garanzie inferiori per la privacy degli interessati.
Le immagini condivise dagli adottanti sono spontaneamente inviate dagli stessi.
il Titolare ritiene che il Trattamento dati in questione sia legittimo e conforme allo spirito e alla lettera del Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 679/2016 e ritiene di avere la base giuridica per proseguirlo.
Si rimanda in ogni caso all’informativa 1: 1.TRATTAMENTO SITO WEB E CANALI DI COMUNICAZIONE ONLINE , SOCIAL, CLOUDS – pagina 1
Titolare del Trattamento è Un tesoro di cane cf 97849920588 via Carlo Poma 4 00195 untesorodicane@pec.it ambraegiulia@gmail.com
Responsabile del Trattamento è lo stesso titolare che dispone di me mezzi e competenze
Il Titolare, vista la scala dei dati trattati non ritiene necessario nominare un Responsabile per la protezione dei dati (DPO).
La presente informativa è aggiornata a maggio 2019 e si compone di 20 pagine
